“La digitalización ha venido para quedarse”, una expresión extendida y difundida en muchas conversaciones. Pero, ¿qué efectos está trayendo consigo en las relaciones internas y externas así como en la manera de ofrecer y gestionar un servicio por parte de las organizaciones?.
La digitalización está impactando en la cultura de las organizaciones. Ésta se presenta como un desafío en la estrategia, procesos y recursos de una empresa. Y es desde este desafío dónde las consultoras de recursos humanos y consultoras del ámbito del marketing digital debemos acompañar a las empresas a que este viaje necesario para ser competitivas y optimizar sus recursos no se presente como un obstáculo entre quienes conforman su principal valor añadido, las personas.
Desde hace un tiempo atrás, acelerado por las necesidades de adaptación durante la pandemia COVID, y más recientemente a través del Kit Digital💰 dirigido a PYMES y autónomos, las Administraciones Públicas subvencionan la implantación de soluciones digitales disponibles en el mercado para que las organizaciones avancen hacia una mayor madurez digital. En definitiva, el objetivo es propiciar la digitalizacióndel tejido empresarial.
A muchas personas les puede parecer que éste es un proceso simple y sencillo que basta con adquirir un software y con ello ya se ha realizado la digitalización. Nada más lejos de la realidad.
¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN?📚
Aunque puede haber muchas definiciones, algunas puramente técnicas, la que mejor la explica es que “se trata de un cambio en la manera en que las personas gestionamos todo tipo de información, apoyándose en la tecnología”.
Precisamente, la necesidad de la digitalización es más imperiosa a medida que existe mayor cantidad y diversidad de información, y a su vez ésta tiene que ser compartida entre más y más personas a la vez.
FASES DE LA DIGITALIZACIÓN⚙
La digitalización realmente se compone de 2 fases diferenciadas:
- Búsqueda de herramienta digital
- Implementación en la organización
Estas 2 fases son secuenciales y ninguna es más importante que la otra, dado que en la primera hay que acertar en conseguir el mejor programa posible en base a tus recursos y necesidades, y en la segunda hay que llevar a cabo la inculcación en todas las personas del manejo y uso del mismo. ⚠
BÚSQUEDA DE HERRAMIENTA DIGITAL🔍
Habitualmente a este tipo de herramienta de digitalización se la denomina ERP (Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”) por el alcance global de la misma en todas las organizaciones, aunque todo varía en si precisamente ese alcance es menor o más específico (CRM, SGA, BI, etc). ⌨
Esta fase de búsqueda debe durar todo el tiempo que sea precisodentro de los objetivos que se marque cada organización. Es recomendable estar varios meses analizando y comparando los programas del mercado en todos sus aspectos (coste, requerimientos, facilidad de uso, mantenimiento, dependencia con proveedor, etc) para luego decidir con criterio y sin sorpresas de la elección ejecutada.
Se trata de una fase clave, supondrá un cambio en la organización, a todos los niveles, y es por ello que debemos tener en cuenta a las personas que lo conforman, conociendo en detalle sus necesidades y sugerencias.
Además, no suele ser un desembolso pequeño (aunque existan ayudas como el Kit Digital), por lo que es mejor meditar con calma la elección y que lo “barato”de inicio no se convierta en algo “muy caro”.
Para que se entienda perfectamente la importancia de esta fase, el mejor ejemplo análogo sería la compra de una casa, donde una vez has firmado y te has mudado es muy difícil echarte para atrás o volver a cambiar sin suponer otro gran desembolso.
IMPLEMENTACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN➰
Una vez ya hemos elegido el ERP, el siguiente paso es la implementación, donde inicialmente hay una parte tecnológica (instalación, migración y carga de información) pero lo más importante es conseguir que este cambio cultural sea aceptado por las personas de la organización y lo lleven a cabo. ☺☺☺
Dará igual que hayamos elegido y adquirido la herramienta con mayor funcionalidad y más cara del mercado, que si no se acomete bien esta fase será como tener nada y con un gran desembolso realizado.
Los mayores problemas que nos podemos encontrar son:
- No definir bien los objetivos del cambio 🎯
- Adversidad al cambio de las personas ⛔
- Mala comunicación en el proceso 📢
- Mala o insuficiente formación del uso del ERP 📖
- Falta de competencias digitales básicas 💻
- No dedicar los recursos necesarios para acometer el cambio 🚻
Por lo tanto, hay que trabajar internamente en que este cambio en la manera de hacer las cosas dentro de la organización es positivo para todas las partes, evitando/solucionando los problemas comentados durante el proceso, y que para nada va a penalizar el desempeño de nadie.
CONCLUSIONES✔
1- La digitalización es un proceso necesario que cualquier organización debe pasar cuando se tiene un crecimiento.
2- No hay que escoger la primera herramienta que nos ofrezcan ni estar tiempo indefinido seleccionando, pero sí tener claro lo que necesitamos para marcarnos un periodo de tiempo para elegir en base a nuestras necesidades y recursos.
3- La oportunidad de trabajar culturalmente el cambio que supone la digitalización en la organización y sus personas para que sea aceptado y posibilite una mejora en la eficiencia de toda la organización en su conjunto, no siendo percibida como un lastre.
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